Чек-листы на производстве: для чего они нужны, как их создавать и автоматизировать?

Чек-листы - это простой и эффективный способ контроля сложных рабочих процессов. Многозадачность современных производственных предприятий заставляет руководителей подразделений искать новые способы наблюдения за выполнением работ, соблюдения норм и правил безопасности. Чек-листы помогают оптимизировать этот процесс, экономят время сотрудников и повышают эффективность труда.

Чтобы создать чек-лист, нужно определить список задач и операций, которые должны быть выполнены. Затем написать их в определенном порядке, так, чтобы никакая не была пропущена. Например, в чек-лист для автомастерской может входить проверка уровня масла, состояния тормозов, колес и других важных элементов.

Правильное применение чек-листов - это использование их в каждый раз, когда выполняется процесс, для которого был создан чек-лист. Но важно понимать, что создание чек-листа не является окончательным шагом. Нужно постоянно проверять его эффективность и вносить необходимые изменения.

Существуют также возможности автоматизировать контроль. Например, есть сервисы, которые могут помочь создать электронные чек-листы и отправлять их на почту сотрудника, чтобы он мог заполнить его, находясь вне офиса или на объекте.

Таким образом, чек-листы являются простым и удобным инструментом для контроля сложных рабочих процессов. Их использование может существенно повысить эффективность труда и экономить время сотрудников.

Что представляет собой чек-лист и как он работает

Контрольный список, известный как чек-лист, является данностью, которая уже не нова для многих людей, так как с ним они сталкивались как на работе, так и в быту. Чек-лист - это перечень пунктов, которые нужно выполнить в заданной последовательности для получения определенного результата. Обычный список покупок также подходит под это определение, но нас интересует система чек-листов в производственной сфере.

Производственная сфера - это такая область, где любая мелочь влияет на конечный результат. Даже незначительное нарушение технологии способно повлечь за собой брак. А невыполнение техники безопасности даже может стоить кому-то здоровье и жизнь. В таких условиях необходима постоянная и полная сосредоточенность. Однако держать все задачи в голове невозможно, особенно когда их много и они одновременны. Тогда на помощь приходят контрольные списки.

Тогда на что нужен чек-лист и какие задачи можно решать с его помощью?

1. Не упустить из виду ни одной важной мелочи. Сотрудник, работающий по списку, скорее всего, ничего не забудет и не запутается, даже если алгоритм действий очень сложен.
2. Повысить качество выполнения работ. Чек-лист содержит четкие критерии эффективности по каждому пункту.
3. Избежать повторения ошибок. Постоянно пересматривая применение чек-листов, руководители могут видеть, какие промахи чаще всего допускают работники. Добавление этих пунктов в список помогает избежать аналогичных ошибок в будущем.
4. Улучшить дисциплину на предприятии. Четкий список задач хорошо мотивирует: сотрудники знают, сколько времени нужно потратить на каждый этап, и меньше отвлекаются.
5. Быстро внедрять любые нововведения. Усовершенствование производственного процесса не всегда проходит гладко: работники могут трудно отвыкнуть от прежнего алгоритма. Включение новых пунктов в чек-лист поможет быстрее перестроиться.
6. Экономить рабочее время. Цикл производства состоит из одних и тех же повторяющихся процессов. Достаточно составить чек-лист для всех процессов, тогда не придется каждый раз планировать работу заново.
7. Освободить ресурсы для решения важных задач. Когда на предприятии внедрена система чек-листов, руководителю не приходится постоянно думать о планировании и контроле. Вместо этого можно сконцентрировать внимание на более важных задачах, например на изучении новых материалов, оборудования и методов работы.

Чек-листы могут быть использованы для планирования действий или документирования работы. Таким образом, они помогают организовывать работу и контролировать ее выполнение.

Сфера применения чек-листов в производственной сфере очень широка. Они используются во всех процессах, которые можно стандартизировать и упорядочить.

На заметку

Использование чек-листа просто и очевидно. Руководитель подразделения назначает исполнителя, передает ему список задач и в установленные сроки проверяет готовность. Если в списке есть замечания, чек-лист возвращается исполнителю на доработку. Если все правильно, руководитель подтверждает результаты работы и фиксирует их в системе учета.

Как создать эффективный чек-лист

Руководители подразделений и должностные лица, ответственные за рабочие процессы на производстве, разрабатывают и составляют чек-листы. Они же контролируют, чтобы все пункты списка были выполнены.

Составление чек-листа является сложной задачей, которую можно выполнить успешно, если при его разработке и внедрении следовать определенным правилам. Нередко руководители допускают ошибки, из-за которых чек-листы становятся еще большей проблемой вместо решения задач.

Для создания эффективного чек-листа необходимо следовать следующему алгоритму:

1. Разделить задачу на этапы

Чек-лист должен иметь своеобразный каркас, который разделен на этапы. Например, чек-лист по технике безопасности можно разбить на разделы: "Обучение персонала", "Хранение материалов", "Рабочий процесс", "Пожарная безопасность", "Электробезопасность" и т.д.

2. Детализировать каждый этап

Каждый этап должен быть разбит на отдельные операции. Например, в пункте "Электробезопасность" можно выделить следующие подпункты: "Все электроприборы заземлены", "Электрооборудование регулярно проверяется", "К работе с электроинструментом допущен только персонал с соответствующей группой электробезопасности", "Сотрудники снабжены электрозащитными средствами" и другие.

3. Продумать возможные ошибки

Необходимо продумать, какие ошибки могут быть допущены в рамках каждого этапа и внести соответствующие напоминания/предупреждения в список.

4. Протестировать чек-лист

Перед использованием чек-листа необходимо провести тестирование. При необходимости внести исправления и дополнения.

Для создания эффективного чек-листа необходимо также учитывать следующие простые советы:

• Старайтесь не создавать слишком длинных списков: они неудобны и для исполнителей, и для проверяющих.
• Объединяйте задачи в разделы, используйте подзаголовки.
• Каждый пункт должен соответствовать только одному действию.
• Располагайте пункты в соответствии с логикой рабочего процесса: следующее действие должно быть выполнено только после предыдущего.
• Используйте простые и понятные формулировки.
• Если возможно, используйте один тип чек-листов для всех процессов на предприятии.
• Оставляйте место для дополнений и изменений, чтобы чек-лист имел гибкую структуру.

Чек-лист может иметь различные формы и создаваться на разных носителях. Простейший - на бумаге, но он не эффективен при контроле рабочих процессов на производственном предприятии. Электронные чек-листы лучше для повседневного использования. Варианты электронных чек-листов - в программе Excel, конструкторах чек-листов и других приложениях.

Компаниям, решившим использовать чек-листы, стоит обратить внимание на автоматизированные системы-конструкторы, позволяющие максимально упростить процесс их создания и использования, а также существенно повысить эффективность работы.

Фото: freepik.com